校屬各單位：

為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，確保歸檔各類(lèi)材料的齊全、完整，以更好地服務(wù)學(xué)校中心工作，記錄學(xué)校發(fā)展歷程，根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》的相關(guān)要求，2025年檔案歸檔工作即日起開(kāi)始?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、時(shí)間安排

檔案歸檔時(shí)間為2025年4月1日至6月27日。

　　二、歸檔范圍和歸檔要求

?。ㄒ唬w檔范圍

2024年1月1日至2024年12月31日期間，學(xué)校黨群、行政、科研、教學(xué)、外事、資產(chǎn)與設(shè)備管理、出版、財(cái)會(huì)、基建等各項(xiàng)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料、圖表、照片、聲像、實(shí)物、榮譽(yù)等各種不同形式的載體材料均屬歸檔范圍，都應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

各部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料具體內(nèi)容詳見(jiàn)《華北水利水電大學(xué)各單位應(yīng)歸檔文件材料目錄》（附件1），各檔案員請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行，認(rèn)真收集整理文件材料，按時(shí)交至檔案館。

 （二）歸檔要求

　　1.保證歸檔文件材料收集完整齊全真實(shí)，兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐件逐頁(yè)檢查，確保文件材料的原件歸檔，杜絕使用復(fù)印件。

2.文件材料以件為單位裝訂，不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料分割開(kāi)或遺漏，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、跳項(xiàng)，保證材料的完整性和有序性。

3.歸檔文件材料要統(tǒng)一形成《歸檔文件目錄》（附件2）和《檔案移交目錄》（附件3），打印成紙質(zhì)版，加蓋單位公章，各一式兩份，將文件材料按順序排列清楚，要求《歸檔文件目錄》和紙質(zhì)歸檔材料順序內(nèi)容一致。

4.在向檔案館移交紙質(zhì)文件材料的同時(shí)需提供相應(yīng)的電子版《歸檔文件目錄》和《檔案移交目錄》，可通過(guò)微信或U盤(pán)等發(fā)送或拷貝電子版至檔案館負(fù)責(zé)人員。文件材料移交時(shí)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門(mén)返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

5.各歸檔部門(mén)請(qǐng)組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在各項(xiàng)工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用、有保存價(jià)值的材料交給本單位兼職檔案員。兼職檔案員可參照檔案館網(wǎng)站業(yè)務(wù)指導(dǎo)欄目中相關(guān)內(nèi)容，確定本單位歸檔范圍，認(rèn)真收集文件材料。各單位兼職檔案員如有變動(dòng)，請(qǐng)新任兼職檔案員主動(dòng)掃描下方二維碼加入“華水檔案工作群”，進(jìn)群修改備注為部門(mén)＋姓名，請(qǐng)不再兼任檔案員的同事主動(dòng)退群。

6.對(duì)于未按時(shí)歸檔的部門(mén)，需寫(xiě)出書(shū)面情況說(shuō)明，加蓋公章后報(bào)送學(xué)校檔案館，逾期不交后果由各歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人和兼職檔案員負(fù)責(zé)。對(duì)于歸檔中存在的疑難問(wèn)題，請(qǐng)與檔案館工作人員聯(lián)系。

聯(lián)系地址：圖書(shū)館東配樓三樓3040檔案收集室。

  附件1：華北水利水電大學(xué)各單位應(yīng)歸檔文件材料目錄.docx 

  附件2：華北水利水電大學(xué)歸檔文件目錄.xls

  附件3：華北水利水電大學(xué)檔案移交目錄.doc

  附件4：各單位檔案歸檔整理流程.docx 

  附件5：兼職檔案員如何開(kāi)展工作.pptx

 圖書(shū)館（檔案館）

2025年3月31日