校屬各單位：
學校行政公文是學校行政部門行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是學校實施行政管理和進行公務活動的重要工具。公文處理的質量和效率，直接影響著學校政令通達、信息溝通的效率和行政管理的水平。
為了進一步做好行政公文處理工作，規(guī)范和完善公文處理程序，提高公文處理工作的質量和效率，針對近幾年學校公文處理中出現(xiàn)的一些問題，依據(jù)《國家行政機關公文處理辦法》》（國發(fā)〔2000〕23號）、《河南省國家行政機關公文處理實施辦法》(豫政〔2001〕72號)和《華北水利水電學院行政公文處理實施辦法》（院辦字〔2000〕221號）等文件精神，結合我校實際，現(xiàn)將有關事項通知如下：
一、公文種類
1.學校常用的公文種類有決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等，不得使用超過公文種類的其他文體，如“情況匯報”、“情況說明”、“工作總結”“管理辦法”等。
2.要注意區(qū)別“報告”和“請示”兩種文體?！皥蟾妗边m用于向學校匯報工作、反映情況、答復學校的詢問等；“請示”適用于向學校請求批示、批準。公文標題不得采用“請示報告”，“報告”中不得夾帶請示事項。
3.不相隸屬部門之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關職能部門請求批準，或者有關職能部門向來文機關答復請求批準的事項，應當使用平行文體如“函”，不得使用“請示”或“批復”。
二、公文格式
1.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當表明發(fā)文機關。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，如：引號、頓號、括號等。
2.公文一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關，也不得抄送個人。“請示”一般只寫一個主送機關，如“學?！?。不可多頭請示，如“教務處，學生處”。屬職能部門管理權限內的請示事項，“請示”應送職能部門，需向學校請示的有關事項，應以“學?！弊鳛橹魉蜋C關，公文中不得以“××（副）校長”作為主送機關。
3.公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。附件序號使用阿拉伯數(shù)字，附件名稱后不加標點符號。附件不得單獨成文或以郵件形式報送。
4.“請示”公文應在附注處注明聯(lián)系人（行政公文一般為部門行政負責人）的姓名和聯(lián)系方式。
三、行文規(guī)則
1.行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精的原則，既要提高質量，又要控制數(shù)量。凡是可以用電話、協(xié)商、原件批回等方式解決的問題，不發(fā)公文，可以用便函解決的問題，不發(fā)正式公文。
2.各有關部門可以根據(jù)需要自行行文，凡屬部門職權范圍內的事務，不以學校或校長辦公室名義行文或者批轉、轉發(fā)。
3.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。學校內設機構除校長辦公室外不得對外正式行政行文。除校領導特別交辦外，不得將一個文件同時報送黨委辦公室和校長辦公室辦理，不得將一個文件同時報送兩個及以上校領導審批。
4.各部門需要請示學校的事項，應當認真做好前期工作并及時上報，給學校留出研究、決策的時間：一般事項不得少于2周，緊急事項不得少于5個工作日；特別緊急的事項，需要在3個工作日以內批復的，除突法事件以及法律、法規(guī)等另有規(guī)定或校領導另有交待的事項外，必須在文中說明緊急原因及在本部門的辦理過程。
5.各部門需要請示學校的事項應該實事求是，并提前做好調研，提出切實可行的解決方案；對需要報請學校批準的請示，凡內容涉及幾個部門，一般應事先與有關部門充分協(xié)商，取得一致意見后再上報。意見分歧較大、又急需解決的問題應把分歧意見同時上報，供領導決策參考；各部門申請人、財、物等的請示要明確具體，如申請設備的請示，要注明所需設備的規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等具體內容。凡沒有具體方案的請示，校長辦公室要返回報文單位重新擬制發(fā)起公文。
6.“請示”應當一文一事，一事一請。凡一文涉及多種事項請示的，校長辦公室要發(fā)回報文單位重新擬文發(fā)起。除校領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人，不得直接向校領導紙制報送“請示”、“報告”，也不得在報送電子“請示”、“報告”公文的同時報送紙制“請示”、“報告”。
四、發(fā)文辦理
1.有關部門可根據(jù)需要擬制并印發(fā)具有部門發(fā)文標識的公文，草擬公文應當做到：
（1）符合法律、法規(guī)、規(guī)章及其他有關規(guī)定，注意政策的縱向連續(xù)性和橫向一致性。提出新的政策、規(guī)定，要切實可行并加以說明。
（2）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。
（3）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
（4）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
（5）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
（6）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
（7）應當使用國家法定的計量單位。
（8）公文使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
（9）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
2.學校名義的行政發(fā)文歸校長辦公室統(tǒng)一管理，有關職能部門和校長辦公室應該根據(jù)工作需要，按照公文規(guī)范草擬學校行政公文，并通過辦公系統(tǒng)發(fā)文流程履行核稿、呈簽、（會簽）、簽發(fā)手續(xù)后由校長辦公室印發(fā)。
各部門以學校名義發(fā)起的公文，要留出3-5天的公文簽發(fā)流轉時間，避免倉促行文。因時限要求且由于簽發(fā)領導出差等原因暫時難以簽發(fā)的公文，須先自行擬制公文并在辦公系統(tǒng)中發(fā)起發(fā)文流程，并電話請示簽發(fā)領導，經領導同意后校辦可印發(fā)公文。
3.會議紀要是記載、傳達會議情況和議定事項的文體。校長辦公會會議紀要的決議具有和學校文件同等的法定效力，各單位行政負責人應該在權限范圍內自覺主動地查看校長辦公會會議紀要，并認真貫徹執(zhí)行，如在規(guī)定時限中不能完成或辦畢本部門職權范圍內的決議事項，要及時向校長辦公會主持人（校長或者校長委托的副校長）及時匯報原因，并書面寫明具體原因報校長辦公室辦公會秘書備案，校長辦公室將根據(jù)工作需要適時向校長辦公會或在校內一定范圍通報校長辦公會決議跟蹤督辦處理結果。
五、收文辦理
1.公文的接收與運轉由校長辦公室負責，領導不直接受理公文。未經校長辦公室接收的公文，運轉過程中如發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，責任由送接公文的人員承擔。對收到的校內各單位的請示、報告等公文，凡不符合公文處理規(guī)定的，校長辦公室應說明理由，予以退回。
2.學校行政收文辦理，主要包括兩類：一類是國務院、水利部、省政府、省教育廳等上級部門及其辦公廳（室）等學校外部來文的處理，一類是校內各單位給學校的請示、報告等來文的處理。兩類公文分別采取下面的方式處理：
（1）學校外部來文的處理。采用“電子公文網(wǎng)上辦理、紙制公文書面辦理”的辦法處理，電子公文由校長辦公室專職文秘通過河南省教育廳“公文交換”系統(tǒng)接收并載入我校辦公自動化平臺運轉，外部紙制來文的收文運轉由校長辦公室專職文秘負責，凡送負責人閱示和送請有關部門辦理的紙制公文，校長辦公室應履行領文、還文登記。
（2）學校內部來文的處理。如無特殊情況，學校各單位給學校的請示報告等，一律要采用辦公自動平臺運轉，校長辦公室不接收紙制的請示、報告等。除校領導直接交辦的事項外，任何單位和個人不得持件運轉。各部門請示學校的事項，行文前最好向有關主管領導溝通匯報，以提高公文處理效率。緊急公文應實事求是地標注緩急程度，給校領導留出足夠的研究、決策時間。
3.收文的處理一般由校長辦公室根據(jù)領導簽署意見順次傳閱，也可根據(jù)實際情況采取靈活的運轉方式。主管校領導由于出差等原因難以批閱意見的公文，校長辦公室可電話匯報公文內容并請示領導意見；校領導簽署或指示處理意見后，傳閱式公文順次傳閱，辦理式公文按照辦理優(yōu)先的原則進行運轉；緊急公文可采取跳躍式傳閱的方式運轉，急者先閱，先辦后傳。
4.校長辦公室送達有關部門辦理的各種文件，承辦部門要及時辦理，不得延誤、推諉，消極對待。凡明確提出時限要求的，各部門在辦理時，對屬于本部門職權范圍的事項，應當在規(guī)定的時限內辦理完畢；緊急公文應當按照特定時限要求辦理；確因特殊情況不能按時辦結回復的，應當在回復時限內在公文簽上寫明原因。對公文中未明確提出辦理時限要求的，承辦部門也應該本著認真負責的精神，盡快辦理。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回校辦的專職文秘并說明理由。
5.領導簽轉有關部門要求提出某一問題初步方案的文件，承辦部門必須積極調研，摸清情況，認真研究，結合實際提出切實可行的貫徹意見或者初步方案。
6.辦理過程中涉及其他部門職權的事項，主辦部門（即領導簽署辦理單位中的第一個部門或牽頭部門）主要負責人必須主動與相關部門充分協(xié)商，達成一致意見或辦理方案，部門之間有分歧不能達成一致意見的，承辦部門應列明各方理據(jù)，提出辦理建議，并及時匯報簽署領導決策。
7.收文處理結果：承辦部門在完成承辦事項后要及時在收文稿簽的“處理結果”欄中簽署辦理結果，辦理結果的表述要實事求是、明確完整，并落款姓名和日期，不得弄虛作假，含糊其辭；不得在辦理過程中講條件、打折扣；不得在處理結果欄里推脫責任，把文件再簽給同級部門；不得在承辦事項辦畢之前簽署承諾性意見；如有承辦事項的公文，必須在處理結果欄中簽署具體的承辦結果意見，不得只簽署姓名和日期；各部門行政負責人是本部門公文處理最終責任人，不得在收文處理欄里把文件再簽給部門科室或部門人員。
收文處理意見填寫后，網(wǎng)上收文要及時點擊“辦畢”使公文繼續(xù)運轉或辦結，紙制收文要及時送交校長辦公室文秘繼續(xù)運轉或辦結。
8.收文的提醒督辦：送校領導批示的收文，校長辦公室要及時提醒校領導查看閱示，校領導批示轉交有關部門辦理的公文，校長辦公室要負責催辦，催辦可分別采用電話、短信、便函、催辦單或當面催詢等方式，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，不得漏辦和延誤，并及時向領導匯報催辦情況。報文單位也要及時通過辦公網(wǎng)平臺“流程管理”——“公文管理”中的“未處理完的流程”經常查詢文件的運轉情況和相關節(jié)點的處理意見，如需要可向有關簽閱領導主動匯報情況。
9.收文的回復：除重大事項或者領導要求需學校以正式行文批復外，校長辦公室一般應及時通過面談、電話、短信、便函等方式給予答復。報文單位也要主動在收文稿簽“處理結果”中自覺查詢“請示”的處理結果。
特此通知
校長辦公室
2010年1月12日
