校屬各單位：
按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》和《華北水利水電大學(xué)立卷歸檔管理規(guī)定》的相關(guān)要求，請(qǐng)各單位將本部門2016年產(chǎn)生的在歸檔范圍內(nèi)的各類文件材料按歸檔要求整理好并移交檔案館。若有2016年度以前未歸檔的各類文件材料，按要求分年度整理好一并歸檔?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔范圍
歸檔范圍為2016年1月1日至2016年12月31日期間，學(xué)校教學(xué)、科研、外事、黨政管理、資產(chǎn)與設(shè)備管理、基建、出版、財(cái)會(huì)、產(chǎn)品生產(chǎn)與開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。歸檔范圍參照教育部《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
1.凡本單位在工作活動(dòng)中直接形成的，能反映本單位工作和活動(dòng)，并且具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等各種不同形式的載體材料均屬本單位檔案的歸檔范圍。
2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（光盤、照片等）。聲像、電子類文件材料作為紙質(zhì)材料的副本，隨紙質(zhì)文件材料一同歸檔。
3.以學(xué)校名義獲得的各種證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案。
二、歸檔要求
1.各單位主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本單位人員，認(rèn)真梳理本單位在2016年度各項(xiàng)工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中有憑證作用和保存價(jià)值的材料(包括2016年以前應(yīng)該歸檔沒(méi)有歸檔的)交本單位兼職檔案員。請(qǐng)組織兼職檔案員參照《華北水利水電大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》中本單位歸檔范圍，認(rèn)真收集文件材料。檔案工作負(fù)責(zé)人及兼職檔案工作人員有變動(dòng)的單位，請(qǐng)?zhí)顖?bào)更換人員信息及單位意見(jiàn)，加蓋單位公章后，一式兩份報(bào)送學(xué)校檔案館。同時(shí)認(rèn)真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以便按要求高質(zhì)量完成檔案材料的整理、移交工作。
2.各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員要切實(shí)履行職責(zé)，做好本單位歸檔材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，并按時(shí)移交，任何單位和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。
3.凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。
4.歸檔的文件材料應(yīng)是原件，復(fù)印件原則上不歸檔。凡不符合要求的歸檔材料，必須按照檔案館要求進(jìn)行整理后，再行提交。
5.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐卷（件）檢查，不缺頁(yè)，不漏項(xiàng)。
6.歸檔的聲像、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn)、人物；歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間。
三、歸檔流程
1.時(shí)間安排：2017年3月31日至2017年12月31日。具體時(shí)間要求按照《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政【2014】160號(hào))第三章第十二條要求辦理：
（1）各職能部門檔案應(yīng)在2017年6月30日之前完成歸檔；
（2）各教學(xué)科研單位檔案應(yīng)在2017年12月31日前完成歸檔；
（3）科研類檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)完成歸檔；
（4）基建類檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔。
（5）財(cái)會(huì)類檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)會(huì)部門保管1年，期滿后移交學(xué)校檔案館歸檔。
2.歸檔驗(yàn)收：歸檔文件材料移交時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案館工作人員按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的請(qǐng)歸檔部門按要求整理合格后，辦理移交手續(xù)。
3.移交手續(xù)：歸檔單位移交檔案材料時(shí)必須根據(jù)移交類型填寫相應(yīng)的“檔案移交目錄表”，（詳見(jiàn)檔案館網(wǎng)站），目錄表一式2份，交接雙方簽字后，歸檔單位留存1份，檔案館留存1份備查。
4.移交地點(diǎn)：
檔案館：花園校區(qū)行政樓四樓 413、414
聯(lián)系人：董延延、龐斌
聯(lián)系電話：61179307、61179308
各單位兼職檔案人員要按照學(xué)校檔案工作的相關(guān)要求，認(rèn)真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對(duì)于歸檔中存在的疑難問(wèn)題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。文件材料歸檔工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)，將結(jié)果在全校公示。對(duì)該項(xiàng)工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人給予表彰，對(duì)工作不力沒(méi)有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個(gè)人，提出限期整改或批評(píng)。
特此通知
校長(zhǎng)辦公室、檔案館
2017年3月29日
