校屬各單位：

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部27令)、《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》（華水政﹝2014﹞160號）和《華北水利水電大學(xué)立卷歸檔管理規(guī)定》的相關(guān)要求以及學(xué)校本年度檔案歸檔工作安排，我校將啟動2018年度文件材料歸檔工作，請各單位將本單位2017年度產(chǎn)生的在歸檔范圍內(nèi)的各類文件材料按歸檔要求整理好并移交檔案館。若有2017年度以前未歸檔的各類文件材料，按要求分年度整理好一并歸檔?，F(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：

一、   工作要求

1.各單位主要負責(zé)人負責(zé)組織本單位人員，認真梳理本單位在2017年度各項工作中形成并辦理完畢的文件、材料，將其中具有憑證作用和保存價值的材料(包括2017年以前應(yīng)該歸檔沒有歸檔的)交本單位兼職檔案員，并組織兼職檔案員完整收集、規(guī)范整理文件材料，及時移交到學(xué)校檔案館。

2.各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，切實抓好本單位檔案材料的歸檔工作，認真審查歸檔材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確、防止漏歸，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。兼職檔案員要切實履行職責(zé)，做好本單位歸檔材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，并按時移交，做到應(yīng)歸盡歸，任何單位和個人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

3.在對文件進行整理歸檔過程中，加強與檔案館的溝通聯(lián)系，共同做好本年度文件材料歸檔工作。

4.各單位檔案工作負責(zé)人及兼職檔案工作人員有變動的單位，請?zhí)顖蟾鼡Q人員信息及單位意見，加蓋單位公章后，一式兩份報送學(xué)校檔案館備案。同時認真做好新、老兼職檔案員的交接和新任兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以便按要求高質(zhì)量完成文件材料的收集、整理、移交工作。

 二、   歸檔范圍

歸檔范圍為2017年1月1日至2017年12月31日期間，學(xué)校教學(xué)、科研、外事、黨政管理、資產(chǎn)與設(shè)備管理、基建、出版、財會、產(chǎn)品生產(chǎn)與開發(fā)等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍請各單位兼職檔案員參照教育部《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《華北水利水電大學(xué)各單位應(yīng)歸文件材料目錄及保管期限》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

1.凡本單位在工作活動中直接形成的，能反映本單位工作，并且具有一定保存價值的文字、圖表、照片、聲像、實物等各種不同形式的載體材料均屬本單位的歸檔范圍。

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（如光盤、照片等）。聲像、電子類文件材料作為紙質(zhì)材料的副本，隨紙質(zhì)文件材料一同歸檔。

3.學(xué)校舉行重大活動形成的文件材料，主要包括學(xué)校發(fā)生的涉及教學(xué)、科研、管理、文化、體育、外事等方面的重大活動、重要事件中形成的各類文件材料，按照《華北水利水電大學(xué)重大活動檔案管理辦法》（華水政﹝2016﹞7號）相關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。

4.學(xué)校全體教職員工在從事的教學(xué)、科研、管理等工作中，獲得的市級以上各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價值的實物材料，交給本單位兼職檔案員，并做好相關(guān)登記。由各單位兼職檔案員移交到檔案館。否則，按《華北水利水電大學(xué)校長辦公會議紀(jì)要》（﹝2017﹞17號）相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.2017年以前應(yīng)歸但未及時歸檔的文件材料。

三、   歸檔要求

1.凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。

2.歸檔的文件材料應(yīng)是原件，復(fù)印件原則上不歸檔。凡不符合要求的歸檔材料，必須按照檔案館要求進行整理后，再行提交。

3.電子文檔與紙質(zhì)文件應(yīng)同時歸檔，在移交歸檔材料的同時移交對應(yīng)的檔案移交目錄和歸檔文件目錄，并一并移交紙質(zhì)版文件、各類目錄的電子版。

4.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不缺頁，不漏項。

5.歸檔的聲像、實物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時間、地點、人物；歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時間。

四、   歸檔流程

1.時間安排：2018年3月31日至2018年12月31日。具體時間要求按照《華北水利水電大學(xué)檔案管理辦法》(華水政﹝2014﹞160號)第三章第十二條要求辦理：

   （1）各職能部門檔案應(yīng)在2018年6月30日之前完成歸檔；

   （2）各教學(xué)科研單位檔案應(yīng)在2018年12月31日前完成歸檔；

   （3）科研類檔案應(yīng)在項目完成后2個月內(nèi)完成歸檔；

   （4）基建類檔案應(yīng)在項目竣工后3個月內(nèi)完成歸檔。

   （5）財會類檔案在會計年度終了后，可暫由財會部門保管1年，期滿后移交學(xué)校檔案館歸檔。

    2.歸檔驗收：歸檔文件材料移交時，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案館工作人員按立卷歸檔要求進行驗收，不符合要求的請歸檔部門按要求整理合格后，辦理移交手續(xù)。

    3.移交手續(xù)：歸檔單位移交檔案材料時必須根據(jù)移交類型填寫相應(yīng)的“檔案移交目錄表”，（詳見檔案館網(wǎng)站），目錄表一式2份，交接雙方簽字后，歸檔單位留存1份，檔案館留存1份備查。

    4.移交地點：

檔案館：花園校區(qū)行政樓四樓 413、414

聯(lián)系人：董延延、龐斌、李甜

聯(lián)系電話：61179307、61179308、69127609

各單位兼職檔案人員要按照學(xué)校檔案工作的相關(guān)要求，認真做好本單位各類文件材料的歸檔工作。對于歸檔中存在的疑難問題，可與檔案館工作人員聯(lián)系。文件材料歸檔工作結(jié)束后，學(xué)校檔案館要進行統(tǒng)計、總結(jié)，將結(jié)果在全校公示。對該項工作中表現(xiàn)突出的單位和個人給予表彰，對工作不力沒有按要求完成本單位文件材料歸檔工作的單位和個人，提出限期整改或批評。按照學(xué)校相關(guān)文件規(guī)定要求，對在2017年文件材料歸檔工作中工作不力，造成該單位歸檔不及時、不完整等嚴(yán)重影響的單位和個人，年終考核不得評優(yōu)。

本通知學(xué)校檔案館負責(zé)解釋。

特此通知。

                   校長辦公室   檔案館

                  2018年3月30日